随着国内市场逐渐趋向饱和、互联网高度发展、物流等技术的进步，海外市场正在进一步向国内企业打开怀抱。

 

      相信不少中小型企业也看到了这样的机遇，正在或者准备开始做外贸。

 

      作为外贸新人，一定会对这个行业充满好奇和疑问，一方面要适应多变的市场环境，另一方面，对于外贸的操作流程还处于比较懵的状态，不知道需要经过哪些环节，在这些环节中具体又要注意哪些操作？

 

      诸如此类的问题很多，今天我们就来和大家聊聊，新人开始做外贸应该怎么入门，小笔记快记起来！

 

 

 

 

 

一、客户开发

 

      既然准备加入外贸大军，那么首要任务就是开发客户，这是外贸的开端，也是基础。

 

      想要与国外的客户有所接触，途径主要分为线上和线下，线上又可以分为搜索与社交。

 

• 线下拓客

 

      在线下，想要与国外客户有比较密切接触的话，参展是个十分重要的途径。参加展会会带来比较直观的订单成交，因为参展商与专业观众都是怀揣着交易的目的而来的，在这样的场合，双方比较容易碰撞出“金钱的火花”。参展并没有门槛限制，不管是刚起步的小型企业还是大咖企业，都能在一个平台上交流与展示。

 

      除了参展，你还可以到目标客户那去登门拜访，以此来建立联系。只不过这种方式比较费时费力，所以一般采纳的比较少。

 

• 线上搜索

 

      线上搜索的开发途径相当多，如主动通过谷歌关键词、谷歌图片、谷歌地图、当地搜索、海关数据、B2B网站等渠道，快速找到客户联系方式，从而建立起联系。

 

      线上搜索的另一个途径，就是搭建自己的企业网站，通过优化在搜索引擎上的排序，来达到让客户自动找上门的目的。

 

• 线上社交

 

      可以通过脸书、推特、领英、油管等社交平台，找到有相应需求的客户，或者在这些社交平台上直接发布自己的产品，吸引用户关注。在这里需要提醒下大家，不能只关注一个平台的内容营销，应该多平台结合，把产品优势充分展现出来。

 

      找到客户邮箱后，接下来要做的就是往他们的邮箱里发送开发信，小编整理了一些提高开发信回复率的小技巧，分享给大家：

 

• 发了开发信没有回应怎么办？

 

      一般这种时候会建议大家，给这个公司的第二个或者第三个人发成功的概率会提高很多。因为如果再次给同一个人发，可能他还是会因为同样的原因不看你的开发信，甚至可能直接删除。

• 尽量简练，不要过于冗长

 

      开发信一定要简练，没有人喜欢冗长的邮件。尽量不超过2段正文，尽量不带附件，可以通过增加一些链接来帮助介绍自己。落款可以加上公司网址，自己的社交账号链接等。

• 直接询问客户具体需求

 

      可以非常直接告诉潜在客户，你想让客户尝试什么样的产品，或者寻求他们对产品给出建议。人们觉得自己的回复有帮助到你时，他们会更愿意回复。

• 避免群发

 

      可以在邮件中找一个合适的理由，比如你们公司推出了一款和他们相关的产品，或者要参加一个展位，又或者要积极出国拜访他们国家，这样可以适当避免他们认为自己是被群发的。

• 建立企业网站

 

      如果你们公司没有网站，那就很难和用户展开对话。每个客户都有自身的需求，没有一个展示自己产品专业性的网站，是无法取得客户信任的。这种情况下发送再多开发信也收不到几封回复。

 

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二、报价

 

      接到询盘就意味着我们要回复产品报价给客户了，在报价之前，记得先跟客户确认产品详情，如货物品名、型号、生产厂家、数量、交货期等，然后给客户做出正式报价。

 

      其中，汇率问题是外贸人需要实时关注的，在作报价时，得留下一定的浮动空间，有需要时可以在报价表里标明，浮动超过一定数值，需要重新报价，同时需要标明报价有效期。

 

      总地来说，报价做得越详细越好，因为你跟客户之间也许只有一次邮件的机会，100份报价表里，客户肯定选择一目了然的回复。

 

 

三、得到订单

 

      经过洽谈，收到客户正式的采购订单Purchase Order。

 

 

四、确认交货期

 

      得到客人的订单确认后，口头告知工厂订单详情，要求工厂安排生产计划并答复交货期。

 

 

五、业务审批

 

      业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。

 

      审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。

 

 

六、下达生产通知

 

      业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知，通知工厂按时生产。

 

NO.1：L/C付款

 

      如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。

 

NO.2：T/T

 

      如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账，如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。

 

 

七、验货

 

      验货流程一般分为以下三种情况：

 

      1、在交货期前一周，要通知公司验货员验货。

 

      2、如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户验货并将验货日期告知计划部。

 

      3、如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间，确定后将验货时间通知工厂。

 

 

八、制备基本单证文件

      根据工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。

 

 

九、商检

 

      如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。注意，应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

 

 

十、租船订仓

 

      1.如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。此时，应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸、船期等情况，并确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。注意，应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（ING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。

 

      2.如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期、运价、开船口岸等。经比较，选择价格优惠、信誉好、船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人，如客人不同意时要另选客人认可的船公司。注意，开船前两周书面定仓，程序同上。

 

      3.如果货物不够一个小柜，需走散货时，应向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间、入仓报关要求等内容。

 

      4.向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期、柜型及数量、目的港等内容，以避免差错。

 

 

十一、安排拖柜

 

      1、货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜、装柜。拖车公司应选择安全可靠、价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。拖柜前要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到，并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等。

 

      2、传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。

 

      3、要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。注意，要求工厂装柜后一定要记住上封条。

 

 

十二、委托报关

 

      在拖柜的同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单，通常要给报关留出两天时间（船截关前）。

 

      委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量、口岸、船公司、定仓号、柜号、船开截关时间、拖车公司、柜型及数量以及本公司的联系人和电话等。

 

 

十三、获得运输文件

 

      1、最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。

 

      2、督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。

 

      3、及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。注意，支付运费应做登记。

 

 

十四、准备其他单证文件

      1、商业发票：L/C要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前；发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误；L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头；如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。

 

      2、FORMA原产地证书：FORM A原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。

 

      3、一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些，可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。

 

      4、装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名、航班次、开船日、预计抵港日、货物及数量、金额、包装件数、唛头、目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书、发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。

 

      5、装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量、每箱的毛重、净重、外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。注意，装箱单的重量、体积要与提单相符。

 

 

 

十五、L/C收汇

 

      1、采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。

 

      2、采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认收到余款后再将提单正本及其它单证文件寄给客人。

 

      3、如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜，拿到提单后可立即寄正本提单给客人。

 

 

十六、业务登记

 

      每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于日后查询、统计等。

 

 

十七、文件存档

      所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

 

 

十八、收集信息

 

      单证员平时应注意收集运价变动、船期、航线等信息，为业务员报价提供帮助。

 

 

      说了这么多

 

      相信大家对外贸流程应该有了基本的了解了

 

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